Styl pisma - Formułowanie treści
Aby doskonale radzić sobie z przedstawieniem swojego punktu widzenia należy przestrzegać poniższych zasad. Dodatkowym atutem przy redagowaniu pisma jest doskonała znajomość problematyki, psychiki odbiorcy oraz zgrabny dobór słów przy formułowaniu zdań.
- prezycyjne, jednoznaczne, kompletne i starnne
- fakty (brak interpretacji) i nakreślenie całej sytuacji
- podkreślenie meritum - zwięzłość (unikanie zbędnych szczegółów)
- poprawna forma językowa: gramatyczna, stylistyczna, ortograficzna
- zdania pojedyncze, strona bierna, zwroty bezosobowe
- układ graficzny - najpopularniejszy blokowy, bez akapitów, (justowany do lewej)
- zwroty grzecznościowe, uprzejmość
- specjalistyczna terminologia
- brak zwrotów nacechowanych emocjonalnie
- unikanie zbędnych zwrotów i potwórzeń
- znajomość i umiejętność stosowania użytych zwrotów
- bez użycia zwrotów obcojęzycznych
- gotowe powszechnie stosowane formuły
- przejrzyste redagowanie
- bez pretensjonalnych zwrotów
Krytyczne błędy
- błąd w nazwie firmy adresata
- niejasny cel korespondencji - np brak tytułu
- brak rzeczowych informacji - daty, nazwiska, numery
- kilka różnych spraw a jedno pismo
- użycie gróźb karalnych
Pamiętaj: błędy popełnione w liście obniżają naszą ocenę w oczach odbiorcy! W skrajnych przypadkach mogą spowodować zerwanie stosunków.