Zasady redagowania pism

Poza odpowiednim układem treści dokumentu należy zamieścić w nim elementy:

Wprowadzenie

Wstęp to zaznajomienie adresata z meritum pisma. Znajdujemy tu odwołania do poprzednich pism - jeśli takie istniały. Można też oczywiście odwołać się do rozmów telefonicznych czy ustaleń mailowych. Jest to sekcja na zaprezentowanie zagadnienia - m.in korzyści wiążących się ze sprawą.

Przedstawienie zagadnienia

Jest to treść właściwa listu. Powinna zawierać informację o tym, co jest faktycznym podmiotem sprawy.

Uzasadnienie

Przekonanie adresata za pomocą logicznej, prawnej i rzeczowej argumentacji do naszego punktu widzenia - zaprezentowaniego w dokumencie.

Uzasadnienie w pismach administracyjnych dzieli się na prawne i faktyczne. Prawne odwołuje się do kodeksu i ocenia sytuację wyłącznie pod tym względem. Natomiast uzasadnienie faktyczne to np. odwołanie do dokumentacji.

Uzasadnienie powinno płynnie prowadzić do wniosków końcowych.

Wnioski

Argumentacja z uzasadnienia powinna prowadzić do meritum wywołującego przychylne nam stanowisko adresata bądź też zobligować go do określonych w piśmie działań.

Elementy pisma

Tytuł pisma - Jest to wyjaśnienie jakiego rodzaju pismo trzymamy w rękach. Powinno być krótkie, umieszczone w centralnie, napisane większą czcionką.

Treść pisma urzędowego - powinna być zasadnicza.